Come utilizzare in modo efficace Google Task in Gmail

Google Tasks in un servizio di elenco di cose da fare di facile utilizzo integrato in Gmail. Puoi usarlo per creare più elenchi, impostare promemoria, ripetere promemoria, aggiungere attività speciali e persino creare attività secondarie all’interno di un’attività. Questo articolo mostra come iniziare a utilizzare Google Task in Gmail come un professionista.

Come aprire Google Task in Gmail

Troverai l’icona di Google Tasks insieme a Google Keep, Contatti Google e Google Calendar nel pannello a destra del sito Web di Gmail. Google Tasks è disponibile anche come app separata su entrambi Androide e iOS.

  1. Se non vedi la barra laterale, fai clic sulla piccola freccia nell’angolo in basso a destra per espandere la barra laterale.
  1. Fai clic sull’icona di Google Task per aprirla.

Suggerimento professionale: puoi anche accedere a Google Tasks da altri servizi Google, inclusi Calendar, Chat, Drive, Google Documenti, Fogli e Presentazioni.

Google Task si apre dalla barra laterale

Come creare un’attività

Esistono due modi per aggiungere un’attività in Google Task. Puoi creare fino a 100.000 attività.

Metodo 1: dal pannello laterale

  1. Apri Google Task in Gmail.
  2. Fare clic sul pulsante “Aggiungi un’attività”.
Google Tasks Crea attività
  1. Assegna un titolo all’attività. Puoi aggiungere ulteriori informazioni sull’attività nella sezione “Dettagli” e aggiungere anche la data e l’ora.
Nome attività di Google Dettagli attività
  1. Per modificare il titolo o i dettagli di un’attività, fai semplicemente clic su di essa una volta in Google Task in Gmail per modificarla.
Google Task Modifica attività

Metodo 2: da un’e-mail

Un altro modo per creare un’attività è direttamente da un’e-mail.

  1. Apri Google Task nella barra laterale di Gmail.
  2. Trascina l’e-mail dall’elenco e-mail a Google Task. L’e-mail verrà aggiunta come attività.
Google Tasks Crea attività dall'e-mail
  1. In alternativa, apri l’e-mail e fai clic sull’icona “Aggiungi alle attività” in alto.
Google Tasks Crea attività dall'e-mail di Gmail

Come vedere le attività completate e contrassegnarle come incomplete

  1. Fare clic sul cerchio presente a sinistra dell’attività per contrassegnarla come completata.
Compito completo di Google Task
  1. Le attività completate verranno visualizzate nell’elenco “Completate” in basso.
Elenco di Google Task completati
  1. Fare clic su di esso per visualizzare tutte le attività completate.
  2. Premi l’icona del segno di spunta accanto a un’attività che desideri contrassegnare come non completata, ovvero spostala di nuovo nella sezione delle attività.
Elenco di Google Task completati incompleto

Come eliminare un’attività

  1. Passa il mouse sopra l’attività che desideri eliminare.
Google Tasks Elimina attività
  1. Fai clic sull’icona a tre punti accanto all’attività e seleziona “Elimina” dal menu.
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Come eliminare le attività completate

  1. Per eliminare le attività completate, apri la sezione “Completate” in basso.
Elenco di Google Task completati
  1. Passa il mouse sopra l’attività, premi sui tre punti accanto ad essa e seleziona “Elimina”.
Google Tasks Elimina attività
  1. In alternativa, se desideri eliminare tutte le attività completate in un determinato elenco, fai clic sull’icona a tre punti accanto al pulsante “Aggiungi un’attività”.
Google Tasks Elimina attività completata tutto
  1. Scegli “Elimina tutte le attività completate” dal menu.

Come impostare un promemoria per un’attività

Se vuoi che ti venga ricordato un’attività, aggiungi semplicemente una data e un’ora. Riceverai una notifica all’ora programmata.

  1. Fare clic sull’attività una volta per modificarla.
  2. Fare clic su “Data e ora” per impostare il promemoria.
Set di promemoria per Google Task
  1. In alternativa, se desideri ricevere un promemoria solo in una data particolare e l’ora non è un problema, aggiungi semplicemente la data. Google Task invierà un promemoria alle 9:00 per le attività senza orario.

Nota: vedrai anche le attività con una data in Google Calendar.

Come ripetere un compito

Se desideri che un’attività venga ripetuta ogni giorno, alcuni giorni al mese o una volta all’anno, puoi impostare le condizioni per ripetere l’attività.

  1. Fai clic su un’attività per modificarla, quindi imposta la data e l’ora e premi l’icona “Ripeti”.
Attività di Google Ripeti attività
  1. Impostare le condizioni di ripetizione per l’attività. Premi il pulsante “OK” per confermare.
Google Tasks Ripeti la condizione dell'attività

Come creare una sottoattività

A volte una singola attività consiste in diversi passaggi o mini attività. Per fortuna, Google Task ti consente di aggiungere attività secondarie alla tua attività. Ci sono due modi per farlo:

Metodo 1: crea una nuova sottoattività

  1. Passa il mouse sopra l’attività a cui desideri aggiungere una sottoattività.
  2. Fai clic sull’icona a tre punti accanto all’attività e seleziona “Aggiungi una sottoattività” dal menu.
Google Tasks Aggiungi attività secondaria
  1. Assegna un nome all’attività secondaria e aggiungi informazioni pertinenti, data e ora e informazioni aggiuntive come faresti con un’attività normale.

Metodo 2: creare una sottoattività da un’attività esistente

È possibile rendere un’attività esistente una sottoattività di qualsiasi attività.

  1. Assicurati che l’attività che desideri trasformare in attività secondaria sia presente sotto l’attività principale.
  2. Fare clic sull’icona a tre punti accanto all’attività che verrà trasformata in attività secondaria e selezionare “Rientro” dal menu.
Google Tasks Aggiungi attività secondaria per rientro

Come modificare l’ordine delle attività

Puoi riordinare le attività e mantenerle nell’ordine che preferisci.

  1. Trascina l’attività nella nuova posizione.
  2. Puoi anche fare clic sull’icona a tre punti accanto all’attività e selezionare “Sposta in alto” per portare l’attività in cima all’elenco.
Google Task passa in alto

Come ordinare le attività

Per impostazione predefinita, le attività vengono visualizzate in Google Task nell’ordine in cui sono state aggiunte. Puoi, tuttavia, ordinare le attività in base alla data di scadenza o mostrare le attività speciali in alto.

  1. Fai clic sull’icona a tre punti accanto al pulsante “Aggiungi un’attività”.
  2. Scegli l’opzione di ordinamento alternativo nella sezione “Ordina per”.
Google Tasks Ordina le attività

Come creare una lista

Google Task offre la possibilità di creare più elenchi per archiviare diversi tipi di attività. Ad esempio, puoi avere elenchi separati per scopi personali e lavorativi. L’elenco predefinito in Google Task è noto come “Le mie attività”.

  1. Per creare un nuovo elenco, fai clic sull’opzione “Le mie attività” nella parte superiore di Google Task.
Crea elenco attività di Google
  1. Scegli “Crea nuovo elenco” dal menu.
  2. Assegna un nome alla tua lista e premi “Fatto”.
Visualizzazione del nome dell'elenco di Google Task
  1. Per passare dall’elenco predefinito a uno nuovo, fai clic sulla freccia in basso accanto a “Le mie attività” e selezionala dal menu a discesa.
Elenco delle modifiche di Google Task

Come creare un’attività in un elenco diverso

  1. Per creare un’attività in un elenco diverso, devi prima passare ad essa come mostrato sopra.
  2. Fai clic sul pulsante “Aggiungi un’attività” nell’elenco o trascina un’e-mail da Gmail nell’elenco.
Google Tasks Crea attività
  1. In alternativa, sposta un’attività in un elenco diverso. Fare clic sull’icona a tre punti accanto all’attività che si desidera spostare.
Google Tasks passa da un elenco all'altro
  1. Fare clic sul nome dell’elenco dal menu in cui si desidera spostare l’attività.
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Nota: le attività ripetute non possono essere spostate in un elenco diverso.

Come rinominare o eliminare un elenco

  1. Passa all’elenco che desideri rinominare o eliminare.
  2. Fai clic sull’icona a tre punti accanto ad “Aggiungi un’attività”.
  3. Scegli l’opzione dell’elenco “Rinomina” o “Elimina” dal menu.
Rinomina elenco attività di Google

Mancia: controlla le utili scorciatoie da tastiera di Google Tasks.

Come riordinare gli elenchi

  1. Per modificare l’ordine degli elenchi, fare clic sulla freccia in basso accanto al nome dell’elenco in alto.
Riordina l'elenco di Google Task
  1. Fare clic e trascinare l’elenco nella nuova posizione.

Come utilizzare gli elenchi speciali

Puoi dare priorità a determinate attività aggiungendole all’elenco Speciali.

  1. Per contrassegnare un’attività, fai clic sull’icona “Stella” accanto all’attività. La stella verrà evidenziata.
Attività a stella di Google Tasks
  1. Per visualizzare le attività speciali, fai clic sul nome dell’elenco in alto e scegli “Speciali” dal menu.
Elenco Speciali di Google Task
  1. Per rimuovere un’attività dall’elenco speciale, fare clic sull’icona a forma di stella evidenziata accanto all’attività, nel proprio elenco o nell’elenco “Speciali”.
Google Tasks Star Rimuovi attività

Nota: non è possibile riordinare le attività nell’elenco Speciali.

Domande frequenti

Puoi assegnare attività in Google Task in Gmail?

Purtroppo, non puoi assegnare direttamente attività da Google Task in Gmail. Tu puoi solo assegnare compiti all’interno di uno spazio o di un documento.

Tutte queste opzioni sono disponibili tramite le app mobili?

Sì. Le app mobili di Google Tasks offrono tutte queste funzionalità. Puoi creare sottoattività ed elenchi, aggiungere promemoria, attività speciali e molto altro, ma non tramite l’app mobile di Gmail.

Come visualizzare Google Task a schermo intero?

Google Task non ha un sito Web dedicato ora. Tuttavia, puoi comunque accedere a Google Task a schermo intero utilizzando una soluzione alternativa basata sul vecchio sito Web. Aggiungi questo link ai preferiti e aprilo ogni volta che vuoi per accedere a Google Task a schermo intero.