Come assicurarsi che gli invitati alle riunioni di Microsoft Teams attendano nella lobby

Microsoft Teams tenta di replicare e migliorare l’esperienza di riunione virtuale per gli utenti. Aiuta a garantire che l’esperienza di riunione virtuale degli utenti abbia poca o nessuna differenza rispetto alle riunioni fisiche. Un esempio è la funzione lobby su Microsoft Teams.

In genere, un addetto alla porta controlla l’accesso a una sala riunioni. Ciò impedisce agli ospiti non invitati di entrare o garantisce che gli organizzatori della riunione abbiano tempo sufficiente per stabilirsi prima che altri ospiti si uniscano. La funzionalità di lobby di Microsoft Teams funziona proprio come una sala d’attesa fisica. Ecco due modi per attivarlo per le tue riunioni virtuali.

Cose da notare quando si gestisce la lobby di Microsoft Teams

Ecco alcune cose da tenere a mente quando si tenta di controllare l’accesso degli invitati alla riunione:

  • Per alcune organizzazioni, l’amministratore dell’organizzazione controlla le impostazioni predefinite dei partecipanti alla riunione.
  • In qualità di organizzatore di una riunione, se sono stati invitati partecipanti della tua organizzazione, potrebbero essere autorizzati a ignorare la sala riunioni per impostazione predefinita.

Abilitazione della lobby modificando le opzioni delle riunioni

Se l’amministratore della tua organizzazione controlla le impostazioni predefinite della riunione, puoi comunque gestire l’accesso alla riunione. Prima dell’inizio della riunione, puoi farlo con le opzioni della riunione. Ecco come funziona:

Passo 1: Avvia la tua app Microsoft Teams.

Passo 2: Fare clic sull’icona Calendario nella colonna di sinistra.

Passaggio 3: Fare clic sull’icona Nuova riunione per pianificare una riunione nell’angolo più a destra.

Passaggio 4: Aggiungi i partecipanti richiesti e altri dettagli della riunione e invia l’invito.

Passaggio 5: Torna alla visualizzazione del calendario e apri la riunione appena pianificata.

Passaggio 6: Fare clic sul pop-out per aprire le impostazioni della riunione.

Passaggio 7: Vai alle opzioni nella parte superiore di Microsoft Teams e seleziona Opzioni riunione. Questo avvierà una pagina nel tuo browser web.

Passaggio 8: Sulle opzioni mostrate per il tuo nuovo incontro. Fai clic sul menu a discesa accanto a “Chi può bypassare la lobby?” opzione.

Passaggio 9: Fai clic sulla freccia a discesa per visualizzare un elenco di opzioni e seleziona “Solo io” in fondo all’elenco.

Passaggio 10: Fare clic sul pulsante Salva.

Passaggio 11: Partecipa alla riunione e attendi i partecipanti alla riunione. Quando uno di loro si unisce alla riunione, dovresti ricevere un messaggio che ti informa dei partecipanti nella lobby.

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Passaggio 12: Puoi fare clic su Ammetti per aggiungerne qualcuno alla riunione. D’altra parte, puoi fare clic su Visualizza lobby per vedere tutti nella lobby.

Passaggio 13: Vai al riquadro a destra per vedere tutte le persone nella lobby. Puoi scegliere di ammettere o rifiutare i partecipanti facendo clic rispettivamente su √ (segno di spunta) o × (croce).

Puoi optare per altre impostazioni quando scegli chi può bypassare la lobby. Ad esempio, se scegli Persone che invito, solo queste persone possono ignorare la lobby per quella riunione.

Abilitazione della lobby modificando le impostazioni dei partecipanti

Se dimentichi di modificare le opzioni della riunione prima di iniziarne una, non preoccuparti. Puoi comunque limitare l’accesso ad altri invitati. Tutto quello che devi fare è modificare le impostazioni dei partecipanti durante la riunione. Ecco come funziona:

Passo 1: Nella finestra della riunione di Teams, sposta il cursore a destra e fai clic sul pulsante con i tre puntini di sospensione, altrimenti noto come Altre azioni.

Passo 2: Fai clic su Opzioni riunione e questo dovrebbe aprire un nuovo riquadro nella finestra della riunione.

Passaggio 3: Sulle opzioni mostrate per il tuo nuovo incontro. Fai clic sul menu a discesa accanto a Chi può bypassare la lobby?

Passaggio 4: Fare clic sulla freccia a discesa per visualizzare un elenco di opzioni e selezionare Solo io.

Passaggio 5: Fare clic su Salva.

Passaggio 6: Torna alla riunione e ora i nuovi partecipanti attenderanno nella lobby. Quando uno di loro si unisce alla riunione, dovresti ricevere un messaggio che informa i partecipanti nella lobby.

Passaggio 7: Puoi fare clic su Ammetti per aggiungerne qualcuno alla riunione. D’altra parte, puoi fare clic su Visualizza lobby per vedere tutti nella lobby.

Passaggio 8: Vai al riquadro a destra per vedere tutte le persone nella lobby. Puoi scegliere di ammettere o rifiutare qualsiasi partecipante facendo clic rispettivamente su √ (segno di spunta) o × (croce).

Download della partecipazione alla riunione dei team

Se hai più persone nell’elenco degli inviti alla riunione, potrebbe essere difficile tenere traccia di chi era presente. Per risparmiarti il ​​fastidio di prendere appunti mentalmente, puoi scaricare la partecipazione alle riunioni di Teams durante e dopo la riunione.